БЫСТРЫЙ СТАРТ В СФЕРЕ КРАСОТЫ: ГОТОВАЯ КЛИНИКА И ЕЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ

Открыть косметологическую клинику с нуля непросто. Для успешного старта потребуется составить подробный бизнес-план, арендовать или купить специально оборудованное помещение, подходящее под все нормы лицензирования медицинской деятельности, а также грамотно решить кадровые, финансовые и многие другие вопросы. Поэтому некоторые предприниматели, когда понимают, сколько непредвиденных проблем может вызвать создание клиники с нуля, решаются рассмотреть варианты покупки готового бизнеса. Именно такое решение приняли текущие собственники клиники врачебной косметологии МедЭстетика (г. Нижний Новгород). Тем не менее, несмотря на желание максимально избежать всех типичных трудностей открытия клиники с нуля и начать зарабатывать и окупать вложения с первого дня работы клиники, собственники бизнеса столкнулись с проблемами там, где они меньше всего их ждали.

Подводные камни при покупке «красивого» бизнеса

Низкая доходность, обострение конкуренции, неудовлетворительная репутация клиники на рынке, неготовность учредителя к дальнейшему финансированию — частые причины продажи готового бизнеса. Продаваемый бизнес может быть, на языке участников купли-продажи, “работающим” и “неработающим”. И здесь будущий владелец клиники должен понимать, что даже при покупке “работающего” бизнеса, в который не будут вкладываться средства на развитие, мотивацию персонала, оборудование и другое — будет обречен на быстрое угасание, особенно на высококонкурентном косметологическом рынке.

Все эти риски осознавали Руслан Гайфуллин, управляющий клиникой МедЭстетика и его отец, Ильдар Гайфуллин, директор клиники. Тем не менее, осенью 2022 года они нашли предложение по продаже действующей клиники косметологии в Нижнем Новгороде, взвесили возможные риски и приняли решение попробовать начать новый для себя бизнес: выкупили клинику в хорошем состоянии, со всеми необходимыми разрешительными документами, с клиентской базой и с полным составом работающих врачей.

До открытия клиники они уже более 10 лет занимались поставкой оборудования для косметологических процедур, поэтому вопрос дооснащения клиники необходимым передовым оборудованием был сразу решен. Сейчас МедЭстетика – единственная клиника в городе, которая предоставляет услугу удаления татуировок на уникальном косметологическом лазерном аппарате. Кроме этого, посетителям доступны LPG-массаж, услуги лазерной эпиляции, а также инъекционная и эстетическая косметология.

Нулевой этап автоматизации

Весь предыдущий опыт работы Руслана и Ильдара Гайфуллиных с медицинским бизнесом затрагивал только одну сторону медали работы медицинских клиник — потребность в качественном оборудовании. Поэтому до покупки клиники они не обратили внимание на один существенный фактор — отсутствие правильной автоматизации.

В такой конкурентной нише, как индустрия красоты, необходимо учитывать отличную от других частных медицинских бизнесов логику его развития и продвижения услуг. Отсутствие быстрой коммуникации с клиентами и контроля рабочих процессов – непозволительная слабость для такого бизнеса. Это мешает встать на один уровень с другими участниками рынка и уверенно соревноваться за лояльность клиентов.

Чтобы клиенты могли быстро и легко записаться на прием, а у персонала была возможность сохранить и обработать всю информацию о предпочтениях посетителей, необходимо было найти удобное и функциональное ПО.

До продажи клиника работала в программе “1С.Салон красоты” и новый управляющий, Руслан, столкнулся со следующими проблемами:

• Отсутствие сформированной клиентской базы в удобном формате — выгрузить данные в автоматическом формате оказалось невозможно, сервис поддержки в 1С платный и это повлекло бы дополнительные расходы, которые клиенту хотелось избежать;
• Сложный, устаревший интерфейс программы — в программе неудобно ориентироваться, что осложняет работу администраторов и врачей;
• Недостаточно данных о клиентах — действующая база клиентов велась предыдущими собственниками хаотично, оценить реальное количество клиентов и историю визитов и оказанных процедур было крайне сложно.

Поиск понятной, функциональной CRM для клиники

Руслан рассматривал все доступные на рынке предложения. И хотя среди коробочных версий встречались подходящие по функционалу варианты, их быстро исключили из-за отсутствия удаленного доступа к базе и стоимости установки: интеграция дополнительных блоков или подключение рабочих мест влечет в перспективе дополнительные расходы, хотя на старте стоимость может быть ниже чем облачное решение.

“Что касается облачного размещения, то для меня это было принципиально важно. Я не хотел иметь проблем с хранением данных и доступом к ним, особенно учитывая, что администраторы клиники не очень опытные пользователи. Для меня также было важно, чтобы программа имела широкий функционал и постоянно обновлялась.

Теперь наша клиника может быстро и легко записывать посетителей на приемы, и обрабатывать информацию о предпочтениях клиентов и эффективно управлять своими ресурсами.”

Дистанционный доступ для Руслана был важен еще и потому, что это экономит время и дает ему возможность быть на связи с командой из любой точки, в том числе срочно посмотреть текущую загруженность клиники и отчетность или помочь персоналу с текущими задачами.

Удаленное подключение и мобильное приложение для сотрудников позволяет врачам проверять актуальную запись на приемы и регулировать свой график.

Это особенно удобно, так как в клинике сейчас всего два администратора и их внимание направлено в первую очередь на работу с клиентами, а медицинский персонал — четыре врача и три медсестры — могут самостоятельно контролировать свое рабочее расписание.

На рынке МИС есть программы с устаревшей архитектурой и в силу этого слабым потенциалом для развития и использования современных технологий. Либо есть перспективные стартапы, которые предлагаю совсем свежие, “молодые” решения, не обладающие полным функциональным набором. То есть предприниматель рискует получить незавершенный продукт, который будут на нем тестировать и улучшать в процессе работы.

В таких условиях Клиентикс CRM оказалась золотой серединой, потому что предоставляла все необходимые функции и удобный интерфейс, при этом все модули уже слаженно работают.

Управляющий клиники МедЭстетика остановил выбор на Клиентикс CRM и осенью 2022 года началось внедрение ПО в работу. Поскольку клиника еще адаптировалась к работе после смены собственника, тариф выбрали минимальный, на 500 визитов в месяц.

Внедрение Клиентикс CRM и первые результаты автоматизации

Для запуска работы в новой CRM администраторы собирали все данные вручную, так как из предыдущей программы выгрузить базу пациентов не удалось. После чего всю информацию передали инженерам внедрения Клиентикс CRM, которые самостоятельно все загрузили и настроили.

Сейчас на лазерную эпиляцию и LPG-массаж плотная запись на каждый день, суммарно по этим процедурам клиника закрывает более 280 визитов в месяц. Ценовая политика компании сейчас весьма выгодная для клиентов за счет абонементной системы, так как основная задача — это собрать лояльную базу клиентов, с которой дальше будет проводиться работа.

Кроме клиентской базы, в Клиентикс CRM уже ведут складской учет и настроили расчет заработной платы. Сейчас инженеры помогают отрегулировать все процессы, чтобы работа с данными была максимально удобной и информативной.

“Администраторы периодически могут мне сейчас позвонить и сказать, что у них проблема — тогда я подключаюсь со своего ноутбука и быстро делаю то, с чем возникли сложности. Но в целом у меня и у врачей с интерфейсом Клиентикс вообще проблем нет. Что касается администраторов — они привыкают чуть дольше, но тут не в программе дело, они просто до этого больше вручную работали и компьютером пользуются медленно. Зато теперь они быстрее осваиваются и разбираются, чем в 1С”.

На данный момент в клинике внедрены автоматизированы основные модули:

• внедрена IP-телефония;
• настроено расписание визитов и хранение данных обо всех посещениях клиента;
• настроена работа с сертификатами и абонементами для курсовых процедур;
• настроены СМС-уведомления и оповещение в мессенджерах для пациентов;
• настроен складской учет и интеграция с МПЛП “ЧестныЙ знак”;
• настроен модуль расчета заработной платы административного персонала и врачей.

Сейчас для компании важно отработать и автоматизировать внедренные процессы. А в качестве следующих шагов Руслан рассматривает подключение виджета онлайн-записи для клиентов и произвести настройку модуля программы лояльности.

Отзыв клиента

«Не только я, как управляющий, но и весь персонал клиники были довольны переходу на работу с Клиентикс CRM. Система упростила и оптимизировала многие процессы: теперь мы можем легко управлять базой клиентов, отслеживать их предпочтения, записывать результаты процедур и вести учет товаров.

Одной из самых полезных функций Клиентикс CRM оказалась возможность отправки автоматических напоминаний клиентам. Так мы можем быть уверены, что клиенты заранее знают о предстоящих визитах и не пропустят их.

Клиентикс CRM также позволила нам более эффективно управлять складом, вести учет товаров и контролировать их продажи. Мы видим, какие товары пользуются спросом и адаптируем ассортимент в соответствии с этой информацией. Это позволяет сокращать потери и увеличивать прибыль от процедур.