Интеграция кассы с МИС Клиентикс для выездного медсервиса в Москве и МО: от 10% ошибок до нуля за 3 месяца
Медсестра приезжает к пациенту, берёт анализы и уезжает. Основное преимущество такого сервиса – комфорт пациента и скорость выполнения. Не нужно бронировать визит в клинику, выделять время на дорогу и другие детали.
На практике выездной медсервис MedCare в Москве столкнулся с техническими сложностями: медсестре на месте приходилось вводить данные параллельно в две системы, чтобы принять оплату и передать данные пациента для дальнейших исследований. Это приводило к задержкам по времени и ошибкам в кодах исследований, что усложняло дальнейшую работу: пациенту нужны одни исследования, а в заявке указаны другие, отчеты о доходах не сходятся, и нужно перепроверять все заявки за период в поисках расхождений.
При 500-600 пациентах в месяц двойной ввод данных регулярно создавал неудобства, поэтому в компании приняли решение подключить облачную кассу через Клиентикс ERP.
Как это помогло улучшить процессы и запустить новое подразделение подробно разбираем в кейсе!
О компании
MedCare — выездной медсервис в Москве и Московской области. Они работают с шестью партнерскими лабораториями: Инвитро, KDL, Доктор Скальный, Метатрикс и другие. Пациент выбирает лабораторию и анализы, при этом можно комбинировать исследования из разных лабораторий в одном заказе.
К Клиентикс ERP компания подключилась в 2023 году. До этого вели записи в таблицах, но этого функционала не хватало, данные было сложно собирать воедино, а на создание отчетов уходило очень много времени. Сразу после перехода на МИС в MedCare настроили базу: электронную запись, интеграцию с лабораториями, управление заявками и отчеты, адаптированные под специфику клиники.
Но оставалась проблема с оплатой. Медсёстры оформляли заявку в Клиентиксе, потом вручную дублировали всё в мобильную кассу. Это приводило к двойной работе, потере времени и ошибкам при переносе данных.
Задачи
В 2024 в MedCare начали искать решение для централизованного управления оплатами и дистанционной печати фискальных чеков.
Чтобы разработать и внедрить интеграцию Клиентикса с физической кассой АТОЛ, обратились в компанию Mobicult.
Решение
Интегратор Mobicult за несколько месяцев разработал решение, которое помогло уже в октябре 2024 года перейти на следующий формат работы:
- Медсестра оформляет заказ в Клиентиксе,
- Нажимает одну кнопку для оплаты,
- Запрос уходит на офисную кассу АТОЛ,
- Касса выдает чек,
- Пациент получает электронный чек на email через ОФД.
Всё в одном окне, без переключения между разными программами.
Для дополнительного удобства работы с данными и устранения ошибок при вводе, внедрили также:
- автооткрытие смены,
- повторную отправку при сбоях,
- операции возврата,
- автосинхронизацию с отчетностью.
Результаты
Время обработки пациента сократилось с 5-7 до 3-4 минут
Раньше оформление заявки в Клиентиксе, перенос данных в мобильную кассу, проведение оплаты и закрытие документов занимало до 7 минут.
Сейчас все оформление проводится в одном окне, и медсестра тратит на это всего 3-4 минуты.
«Медсестры не привязаны к кассе или точке, — говорит Венера, маркетолог MedCare. — Просто нажимают кнопку в Клиентиксе, указывают способ оплаты — все. Чек печатается в офисе и отправляется пациенту».
Закрытие смены: с 10-15 до 3-5 минут
До интеграции администраторы собирали отчёты от каждого сотрудника, сверяли вручную. Уходило 10-15 минут, периодически находили нестыковки в данных.
Сейчас единый отчет выгружается из системы за 3-5 минут. Настроили собственный шаблон и работать стало гораздо удобнее.
Ошибки упали с 10% до нуля
До автоматизации в 5-10% случаев были ошибки: неверный код исследования, перепутанная стоимость, забытая услуга. Все исправимо, но приходилось тратить дополнительное время, чтобы отслеживать эти моменты.
Сейчас в отчете отражается только достоверная информация о том, что заказал пациент и какие работы провел сотрудник. Ручной работы практически нет.
Бонус — полная прозрачность. Руководство видит историю по каждой заявке, отслеживает действия сотрудников.
Адаптация сотрудников
вПервое время люди привыкали, кто-то годами работал с другими сервисами, и, естественно, было небольшое сопротивление. Медсестрам и администраторам показали, какой реальный эффект дает новый сервис, насколько удобнее работать с Клиентикс ERP по сравнению с таблицами, все быстро прониклись и освоили новый формат работы.
К тому времени, когда добавили интеграцию для удаленной выдачи чеков, все уже привыкли к новой программе и были рады, что не нужно параллельно вводить информацию второй раз для оплаты.
«Естественно, некоторые хотели оставить все, как прежде, — улыбается Венера. — Но когда увидели, насколько проще, вопросы отпали. Теперь не тратят время на несколько программ, пока пациенты ждут».
Что дальше
После успешной интеграции с АТОЛ планируют подключить новый функционал, чтобы оптимизировать расходы компании и повысить качество сервиса:
- Яндекс.Маршрутизацию для оптимизации маршрутов выездных бригад — это позволит сократить время в пути и оптимизировать расходы на ГСМ.
- Сервис «Долями» для оплаты частями дорогих комплексных исследований.
- Программу лояльности MaxMa для автоматического начисления бонусов — сейчас система работает вручную, но уже готовят ТЗ для автоматизации, чтобы в карточке пациента отражался баланс бонусов и процент начисления.
Отдельная задача — автоматическая подгрузка преаналитических требований из кабинетов партнеров, чтобы медсестра сразу видела, какие пробирки нужны, условия хранения биоматериала, и могла быстрее готовиться к выезду.
«Хотим, чтобы информация о требованиях автоматически выгружалась из кабинета партнера в карточку заказа, — рассказывает Венера. — Лаборатории постоянно обновляют требования, вручную следить за этим сложно, а так мы сможем гарантировать правильный забор материала и исключить повторные выезды».
Отзыв клиента
Команда MedCare:
«Когда подключали Клиентикс, мы думали в первую очередь об удобстве ведения журнала записи. Не представляли, что систему можно настроить так гибко под наши процессы.
Интеграция с кассой решила сразу несколько задач: сократила время обслуживания, убрала ошибки, дала возможность открываться в новых городах без танцев с новым оборудованием.
Сейчас мы видим всю историю действий, можем быстро найти информацию, автоматически выгрузить отчеты в нужном формате. Это очень упростило работу и помогает быстро анализировать ситуацию.
С помощью подключения интеграции облачной кассы и Клиентикс, мы смогли запустить выездной медицинский сервис MedCare в Нальчике. И теперь данный сервис мы можем запустить в любом другом городе значительно быстрее.
Очень радует, что мы можем добавлять функции по мере роста компании и адаптироваться не только под новые правила партнеров, но и добавлять сервисы, которые решают запросы клиентов на комфорт и простоту в процессе регистрации и оплаты.
Внедрение, конечно, не всегда идет так быстро, как хотелось бы, но результат стоит того. Благодаря удобной и функционально-технологической основе мы из небольшого московского сервиса превращаемся в федеральную сеть».
______
Мы благодарим компанию MedCare за сотрудничество и возможность поделиться таким интересным кейсом! Желаем им успешно масштабировать компанию и запуститься в новых городах!
Хотите настроить интеграцию?
Запишитесь на демо и узнайте, как система поможет вашей клинике стать эффективнее.
