Переход на онлайн-кассы: особенности и алгоритм действий

Меньше месяца осталось до вступления в силу изменения в положении 54-ФЗ  “О применении ККТ”. Согласно новым правилам, все кассовые аппараты с 1 июля 2017 года должны передавать электронные копии чеков в налоговую онлайн.

В рамках данной статьи, мы решили провести небольшой опрос среди клиентов, чтобы оценить степень готовности перехода на новый формат взаиморасчетов с клиентами. По результатам исследования из 18 работающих клиентов,

• 4 (22%) клиента уже перешли на онлайн-кассы,
• 6 (33%) клиентов не перешли пока на новый формат взаиморасчетов,
• 3 (17%) клиента в находятся в процессе подключения,
• 5 (28%) клиентов даже не знали о нововведениях.

Данная статья призвана развеять все сомнения и возражения, рассказать об алгоритмах действий при подключении онлайн-касс. Мы собрали для вас всю самую необходимую информацию, которая поможет быстро разобраться в особенностях перехода и застраховать вас от совершения возможных ошибок.

Когда начинает действовать закон?

Закон вступил в силу с 1 февраля 2017 года для только что открывшихся предприятий и является обязательным к исполнению с 1 июля 2017 года.

Что такое онлайн-кассы?

• Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который отвечает новейшим требованиям, среди которых:

• На чеке присутствует QR-код и ссылка на оплату в чеке;

• Онлайн-касса автоматически отправляет электронные копии чеков Оператору Фискальных данных (в дальнейшем ОФД) и покупателям;

• В корпус онлайн-кассы встроен фискальный накопитель(фискальный накопитель шифрует и передает данные в ОФД, фискальный накопитель пришел на замену привычным ЭКЛЗ)

• Онлайн-касса взаимодействует с ОФД, которые получили аккредитацию.

“Например, владелица клиники Мария Ивановна теперь может вздохнуть с облегчением. Теперь ее бухгалтер Татьяна Петровна сможет больше времени уделять финансовому планированию, ведь теперь Татьяне Петровне не нужно ехать в налоговую с кипой чеков каждый месяц. Все данные в электронном виде автоматически будут поступать в ФНС”.

В чем отличие старого алгоритма от нового? И как теперь будет осуществляться процесс продажи через онлайн-кассы?

Процесс продажи выглядит следующим образом:

• Клиент оплачивает услугу, онлайн-касса формирует чек.

• Чек записывается в фискальный накопитель.

• Фискальный накопитель обрабатывает чек и передает его в ОФД.

• ОФД принимает чек и высылает фискальному накопителю сигнал о том, что чек принят.

• ОФД обрабатывает полученную информацию.

• ОФД направляет информацию в Федеральную Налоговую Службу (в дальнейшем ФНС)

Кто должен перейти на онлайн кассы с 01.07.2017?

• Предприниматели, которые используют контрольно-кассовые аппараты;

• Владельцы интернет-магазинов;

• Предприниматели, которые торгуют акцизными товарами;

• Владельцы вендинговых и торговых автоматов;

• Владельцы платежных терминалов;

• Предприниматели, которые оказывают услуги населению, но пока не применяют кассы (в данную категорию входят также ИП на ЕНВД, УСН и ПСН).

В какие сроки необходимо перейти на онлайн-кассы:

• С 1 февраля 2017 года
  Владельцы вновь зарегистрированных ККТ.  В данный период времени прекращается замена ЭКЛЗ и регистрация касс по старому образцу.

• С 31 марта 2017 года
  Продавцы алкоголя

• С 1 июля 2017 года.
  Все владельцы ККТ

•  С 1 июля 2018 года.
  Предприниматели по ЕНВД и ПСН.
  Если же компания работает одновременно на двух системах налогообложения — ЕНВД и УСН, то также как и все предприниматели, которые работают на УСН, должны перейти на онлайн-кассы. При этом для каждого режима налогообложения пробивается отдельный чек.

Что должно быть указано на новом чеке?

В отличие от предыдущего образца, новые чеки будут более информативны.

В чеках нового образца будет отображено:

• Полный адрес места расчетов

• ИНН

• Применяемая система налогообложения

• Регистрационный номер кассы

• Номер фискального накопителя

• Налоговые ставки на каждую позицию в чеке

• Суммарный итог по ставкам

“Новые изменения коснутся и клиентов клиники Марьи Ивановны. Теперь они смогут попросить администраторов Марьи Ивановны отправлять электронные копии чеков на почту, или в виде смс-сообщений”

Мнение эксперта:

Сергей Андрияшкин, директор по маркетингу «Эвотор»

“54-ФЗ — это значительное и очень важное изменение, которое окажет позитивное влияние на всех, кто связан с применением ККТ. Для предпринимателей – это сокращение налоговых проверок, удобный интерфейс регистрации ККТ через сайт налоговой, снижение количества недобросовестных конкурентов.

Как и в любой реформе, не обходится без сложностей переходного процесса. Тем не менее, они постепенно решаются: растет количество моделей ККТ, обсуждается налоговый вычет на покупку онлайн-касс, заявлена позиция ФНС об отсутствии штрафов, если предприниматель не успел получить новую ККТ к 01.07.2017, но имеет договор на ее поставку, и пр..”

Как перейти на онлайн-кассы? Алгоритм действий

• При переходе на онлайн кассы, в первую очередь необходимо выяснить — можно ли доработать ККТ, которые находятся сейчас в использовании. Для этого необходимо обратиться к производителю вашей кассы. При этом, стоит уточнить, входит ли в эту стоимость фискальный накопитель.

• Оцените, насколько выгодно дорабатывать имеющуюся кассовую технику, ведь зачастую, стоимость доработки приравнивается к стоимости нового аппарата.

• Выберите кассовое оборудование и проверьте, присутствует ли оно в реестре ФНС.

• Узнайте, когда заканчивается срок службы ЕКЛЗ. Если срок подходит к концу, то необходимо, как можно быстрее перейти на онлайн-кассы.

• Проверьте доступность интернета. Это необходимо так как для осуществления бесперебойной работы кассы необходим стабильный интернет.

• Снимите с учета Федеральной Налоговой Службы ККТ.

• Напишите заявление о снятии учета и отдайте его в налоговую. Важно! У вас обязательно должна остаться карта владельца ККТ с отметкой о снятии ККТ с учета.

• Определитесь с Оператором Фискальных Данных и заключите с ним договор. Договор — это обязательное условие для регистрации онлайн-кассы.  Большой плюс состоит в том, что договор с ОФД — это оферта в электронном виде, а значит, вам не нужно ехать в отделение и оформлять большое количество документации.

• Зарегистрируйте новый ККТ. Зарегистрировать онлайн-кассу вы можете двумя способами:

1. Вы собираете все необходимые документы, берете новую кассу с фискальным накопителем, заполняете заявление в налоговой и ждете. Спустя время вам выдадут регистрационный номер.

2. Получите электронно-цифровую подпись в любом удостоверяющем центре. На сайте nalog.ru необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. Заполните заявление на сайте ФНС, введите номер кассы и фискального накопителя. Далее — заполните реквизиты ОФД. Получите регистрационный номер ККТ.

Какие плюсы от перехода на онлайн-кассы?

Несмотря на некую видимую сложность процесса перехода, внедрение онлайн-касс влечет за собой ряд преимуществ:

• Например, выручку можно контролировать через интернет;

• Теперь будет гораздо проще искать и исправлять ошибки при расчетах;

• Не будет необходимости вести кассовый журнал;

• При потере бумажного чека, всегда можно найти его цифровой вариант, а это решит вопрос конфликтов, так как будет присутствовать доказательная база;

• Снижаются затраты на ежегодную перерегистрацию и обслуживание касс;

• Снижается вероятность проверки со стороны налоговой службы, так как все расчеты прозрачны

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли покупать новый кассовый аппарат?

Не обязательно. Большое количество производителей просто дорабатывают кассы, которые они выпустили ранее.

Как узнать, какие кассы подходят?

Новые модели касс и доработанные кассы, занесены в специальный реестр моделей ККТ. Данные модели утверждены Федеральной налоговой службой. С реестром онлайн-касс вы можете ознакомиться по ссылке>

Какой срок действия фискального накопителя?

Срок действия фискального накопителя отличается в зависимости от системы налогообложения предприятия. Для ОСНО он составляет 13 месяцев, для УСН, ПСН, ЕНВД — 36 месяцев. Началом срока службы является дата активации.

Нужно ли хранить фискальные накопители после завершения срока обслуживания?

Владелец ККТ обязан хранить фискальный накопитель после его замены в течение 5 лет. При этом, замена фискального накопителя возможна собственными силами предпринимателя.

Нужно ли заключать договор с ОФД?

Договор с ОФД — это обязательный документ, согласно новому закону, без данного договора зарегистрировать онлайн кассу будет невозможно. Стоимость услуг Оператора Фискальных Данных от 3000 рублей в год.

Какие грозят штрафы?

• Если вы применяете ККТ, которая не соответствует требованиям, ИП заплатит 3000 рублей, а ООО — 10 000 руб.

• Если вы работаете без онлайн-кассы, то для ИП штраф составит 25-50% от суммы продаж, но не менее 10 000 рублей. Для ООО штраф составит от 75% до 100% от суммы продаж, но не менее 30 000 рублей.

• Если покупателю не отправили чек по требованию — штраф составит от 10 000 рублей.

• При первом нарушении возможно устное предупреждение, а вот при повторном — приостановка деятельности до 3 месяцев.

Можно ли с помощью онлайн-касс оформить КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8

Да, все возможно.

Что делать, если пропадет интернет?

Если будут проблемы с интернет-соединением, то останавливать работу не нужно, касса будет сохранять всю необходимую информацию в оффлайн-режиме. Как только интернет появится — информация будет направлена в ФНС. Однако доступ необходимо будет восстановить в течение 1 месяца, иначе доступ будет приостановлен и касса будет заблокирована.

Если клиент просит бумажный и электронный чек: что делать?

По просьбе клиента необходимо предоставить и бумажный, и электронный чек.

Если в процессе оформления, была допущена ошибка, что делать?

Необходимо будет оформить чек с признаком расчета “Возврат прихода”, затем необходимо оформить чек правильно.

Что отражать в чеке, если у покупателя нет телефона или адреса или электронной почты?

Вбивайте в чек номер телефона или адрес электронной почты в том случае, если клиент хочет получить чек онлайн. Для этого покупатель сам должен сообщить на кассе номер телефона или адрес электронной почты кассиру. Если данных нет, то печатайте бумажный чек.

Как применять Бланк Строгой Отчетности в рамках нового закона?

С 1 июля 2018 года БСО необходимо будет формировать в электронном виде, вплоть до этой даты возможна работа по старому образцу. Для печати таких бланков понадобится специальная автоматизированная система.

Возможно ли оформить налоговый вычет на новую ККТ?

Проект закона о получении налогового вычета до 18000 рублей на покупку новой ККТ опубликовал Минфин. Однако такая возможность будет предоставлена только для ИП на патенте и ЕНВД, и будет предоставляться тем, кто зарегистрирует кассу в 2018 году.

Какова стоимость услуг ОФД?

Каждый оператор вправе самостоятельно определить ценовую политику, средняя цена составит около 3000 рублей за одну подключенную кассу сроком на один год.

Нужна ли новая КЭП (квалифицированная электронная подпись), если уже есть КЭП для отчетности?

КЭП для отчетности не подойдет для постановки кассы на учет и осуществления бесперебойной работы с ОФД.

Как определить, что касса передала чек в ФНС?

Пользователь должен получить подтверждение от оператора фискальных данных. Если данные не были отправлены, то пользователь получит уведомление.

Внедрение онлайн-касс значительно повлияло на систему взаиморасчетов с клиентами — простая, понятная схема, переход на которую не требует большого количества времени и средств. Вложения в покупку кассы окупаются уже через несколько месяцев, за счет оптимизации временных и материальных затрат, получения детальной статистики в личном кабинете.

Встроенная интеграция с онлайн-кассами упрощает процесс работы с клиентами и фиксирует все необходимые данные, как в системе, так и в личном кабинете. В “Клиентикс CRM” есть встроенная интеграция с ведущими онлайн-кассами, мы сделали все возможное, чтобы переход на новую систему взаиморасчетов стал для вас намного проще и понятнее!