Как сделать процесс внедрения Клиентикс CRM максимально эффективным и быстро освоить программу?
Процесс внедрения Клиентикс CRM в вашу клинику — это совместная и ответственная задача по автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности работы вашей клиники. Чем активнее вы вовлекаетесь на всех этапах, тем быстрее вы сможете получить результаты: повысить эффективность, сократить время на рутинные задачи и улучшить взаимодействие с пациентами.
Мы подготовили руководство, которое поможет вам и вашей команде успешно освоить систему и использовать все ее возможности.
Ответственные лица процесса внедрения и дальнейшего сопровождения:
- Аккаунт-менеджер будет координировать весь процесс работы в Клиентикс CRM. Через аккаунт-менеджера можно подключить новые функции, записаться на сопровождение или узнать про наши новинки.
- Инженер внедрения поможет вам настроить программу, обучит вас использовать ее, а также будет сопровождать на всем пути внедрения.
- Техническая поддержка — это самый быстрый и надежный способ получить помощь по любым вашим техническим вопросам на любом этапе нашего сотрудничества. Мы гарантируем оперативное получение вами ответа на вопрос, заданный в техническую поддержку, так как непрерывно работаем над повышением качества оказываемой поддержки. Через отдел технической поддержки мы принимаем от вас информацию на этапе подготовки к внедрению, фиксируем договоренности, направляем отчеты по проделанной работе, передаем вопрос на другие уровни внутри технической и продуктовой команд. Если вас не удовлетворит полученный ответ, не стесняйтесь продолжить диалог по вашему вопросу, чтобы мы понимали, что проблема не решена. Также вы можете воспользоваться формами в подписи писем из техподдержки: форма жалобы старшему по сервису и форма жалобы генеральному директору, если ваш вопрос окажется не решенным.
- Ответственное лицо с вашей стороны — специалист, который будет курировать весь проект, заниматься его внедрением и находиться с нами на связи. О запланированном времени на выполнение задач из вашего плана внедрения и результатах выполнения мы будем уведомлять ответственного по электронной почте.
Способы связаться с технической поддержкой:
При возникновении технических вопросов — вы можете самостоятельно решить их с помощью нашей Базы знаний или обратиться в техническую поддержку:
- Электронная почта: support@clientix_outsource_admin
- Телеграм: https://t.me/klientiks_bot
- Через форму обращений или онлайн-чат в интерфейсе Клиентикс CRM, которые расположены в Меню в левом нижнем углу
- Через систему поддержки: https://klientikscrm.helpdeskeddy.com/
Этап 1: Начало работы и знакомство с Клиентикс CRM
Этап внедрения начинается с установочной встречи, где вы познакомитесь с командой внедрения, зафиксируете цели и задачи автоматизации, составите план работ.
Для того, чтобы построить процесс внедрения максимально эффективно и быстро освоить функционал программы, предлагаем начать с просмотра цикла обучающих видео и ознакомления с нашей Базой знаний, где собраны статьи по всем имеющимся инструментам.
Как повысить эффективность на этом этапе?
- Назначьте ответственное лицо — специалиста, который будет координировать процесс внедрения с вашей стороны.
- Используйте документы для успешного внедрения.
Этап 2: Подготовка к внедрению
По плану внедрения, составленному на установочной встрече, будет происходить весь процесс внедрения программы. Он состоит из двух этапов:
- Обучение в Клиентикс CRM. Проведите внутреннее обучение сотрудников с демонстрацией, чтобы они знали, как пользоваться программой Клиентикс CRM по материалам, полученным на установочной встрече.
- Подготовка к внедрению (работы выполняются в фоновом режиме). На этом этапе нам необходимо получить все необходимые файлы для настройки вашего аккаунта и бесшовного перехода на программу Клиентикс CRM в установленные вами сроки. Как правило, это:
- Файлы импорта (услуг, клиентов, визитов, товаров, медицинской информации);
- Шаблоны документов (договоры, ИДС и другие немедицинские документы);
- Первичный и вторичный бриф.
Если требуется подключение дополнительных модулей — необходимо предоставить о них информацию (ЕГИСЗ, Телефония, Касса, UIS Omni, Wazzup24, ФСС, Честный знак и другие).
Рекомендации для этого этапа:
- Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свои задачи в программе.
- Убедитесь, что все сотрудники ознакомились со своими задачами в программе и посмотрели цикл обучающих видео. Для проверки знаний себя и своих сотрудников, рекомендуем использовать чек-лист внедрения.
Этап 3: Внедрение с инженером
На этом этапе инженер внедрения настроит Клиентикс CRM, учитывая особенности вашей клиники: основные модули программы, а также работу интеграций.
Данный этап включает проведение индивидуальных консультаций с инженером внедрения и обсуждение пройденных вами модулей.
Консультации возможно провести за 2 полных дня или 4 сессии по половине дня, в зависимости от ваших пожеланий.
Советы для успешного внедрения:
- Своевременно предоставляйте обратную связь, чтобы мы могли учесть ваши пожелания.
- Планируйте сессии внедрения так, чтобы ключевые сотрудники могли присутствовать на встречах.
Этап 4: Завершение внедрения и подведение итогов
На завершающей встрече мы обсудим поставленные цели и подтвердим выполнение задач, зафиксированных на установочной встрече. Если что-то осталось недоработанным, мы возвращаемся к первому этапу, чтобы завершить план внедрения и обучения.
Как закрепить результат?
- Пригласите на встречу всех ответственных и ключевых лиц всего процесса внедрения с вашей стороны для совместного подведения итогов.
- Установите на ваш компьютер программу для удаленного доступа AnyDesk, чтобы, в случае необходимости, наши инженеры могли подключиться к вашему компьютеру.
Переход к использованию программы
После успешного завершения внедрения вы переходите на этап эксплуатации Клиентикс CRM. На всем пути вашу клинику будет сопровождать аккаунт-менеджер для решения возникающих вопросов.
При возникновении технических вопросов — вы можете самостоятельно решить их с помощью нашей Базы знаний или обратиться в техническую поддержку по одному из 4 способов:
- Электронная почта: support@klientiks.ru
- Телеграм: https://t.me/klientiks_bot
- Через форму обращений или онлайн-чат в интерфейсе Клиентикс CRM, которые расположены в Меню в левом нижнем углу
- Через систему поддержки: https://klientikscrm.helpdeskeddy.com/
