ИНТЕГРАЦИЯ С ЛАБОРАТОРИЯМИ В «КЛИЕНТИКС CRM»: КАК ИСКЛЮЧИТЬ ОШИБКИ И ПОВЫСИТЬ КАЧЕСТВО СЕРВИСА?
Медицинский центр «Неомакс» с 2017 года активно сотрудничает с «Клиентикс CRM». О позиционировании центра и впечатлениях наших партнеров о работе с «Клиентикс CRM» мы уже писали в этой статье. А сегодня хотим рассказать о том, как, благодаря партнерскому взаимодействию, мы объединились с сетью «СИТИЛАБ», какие преимущества это нам дает и зачем нужна прямая связка с лабораториями.
Интеграция с лабораториями: так ли важен этот модуль в программе?
Многопрофильные клиники, вне зависимости от количества медицинских направлений, стараются предоставить целый комплекс услуг для постановки диагноза и дальнейшего лечения пациента. И услуга по приему лабораторных анализов необходима практически в каждом лечебном случае при диагностике заболевания. Найти клинике медицинскую лабораторию для сотрудничества сейчас достаточно просто. Другой вопрос, как наладить с ними взаимодействие, чтобы это не занимало большого количества времени, отражаясь на рабочем процессе администраторов и медсестер процедурного кабинета, и чтобы исследования не выпадали из лечебного процесса.
Если в клинике не настроена интеграция с лабораторией, регистратор, врач, процедурная сестра вынуждены работать в нескольких окнах с разных устройств, быстро синхронизировать данные невозможно, а это непременно может привести к ошибкам в лечебном процессе.
Следвательно, при работе с лабораторией у клиники могут возникать определенные проблемы. Вот 3 основные:
- Отсутствие автоматизации всего лечебного процесса.
- Хранение и обработка данных результатов лабораторных исследований и пациентов в разных местах, что очень усложняет лечение.
- Ведение рабочих процессов в разных программах или вообще без их применения.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью программного обеспечения в современных реалиях — это уже не просто престижный апгрейд бизнеса, а необходимость для развития вашей клиники на рынке медицинских услуг.
Благодаря интеграции с лабораторией через CRM/МИС создается единая система, в которой ваши данные будут напрямую уходить в интеграционное окно для отправки анализов. Это значительно снижает нагрузку на специалистов, они будут работать в знакомом интерфейсе с привычным функционалом, а качество сервиса работы с пациентами повысится.
Интеграция клиники «Неомакс» с лабораторной сетью «СИТИЛАБ»
Медицинский центр «Неомакс» предлагает для своих пациентов расширенный спектр услуг, куда всегда входят и лабораторные исследования. Уже много лет «Неомакс» сотрудничает с международной сетью медицинских центров и лабораторий «СИТИЛАБ», которая предоставляет услуги по проведению более чем 2700 видов анализов. Сеть стремительно развивается по России и за рубежом.
В связи с постоянным потоком заказов на анализы, на взаимодействие с лабораторией у сотрудников «Неомакс» всегда уходило много времени. Для повышения эффективности работы с лабораторией руководители центра задумались над вопросом рабочей связки в интерфейсе «Клиентикс CRM».
Лабораторий сети «СИТИЛАБ» среди интегрированных в «Клиентикс CRM» ранее не было. Но мы всегда стараемся упростить бизнес-процессы наших клиентов, поэтому данная задача была решена. Сотрудничество с «СИТИЛАБ» теперь полноценно интегрировано, сеть может подключить каждый пользователь «Клиентикс CRM».
Как изменилось взаимодействие с «СИТИЛАБ» после интеграции в «Клиентикс CRM»
Сеть клинико-диагностических лабораторий «СИТИЛАБ» выполняла все требования клиники «Неомакс»: оперативно давались достоверные ответы по результатам анализов и стоимость услуг, предоставляемых по тарифам для корпоративных клиентов, была довольно приемлемой. Но рабочие процессы со стороны клиники — заполнение документов вручную и постоянная перепроверка данных (так как возможны ошибки из-за человеческого фактора) — занимали немало времени, которое клиника «Неомакс» хотела сократить.
Поэтому руководство клиники «Неомакс» приняло решение автоматизировать этот процесс через интеграцию с «Клиентикс CRM». Цель — улучшение качества обслуживания пациентов за счет сокращения времени на предоставление услуги и конечных результатов.
Рабочий процесс до интеграции включал в себя следующий порядок действий:
- Оформление пациента на ресепшен администратором;
- Перепроверка распечатанного акта пациентом;
- Посещение пациента процедурного кабинета;
- Заполнение медсестрой вручную всех документов и ее личная перепроверка.
При этом медсестра могла неправильно написать, например, фамилию, электронную почту или номер телефона, а пациент перепроверить эту информацию уже не мог.
Задачи, которые ставились для создания этой интеграции:
- Создать возможность передавать данные о заказанных исследованиях без дублирования действий по их занесению в лабораторную систему (то есть чтобы вместо внесения в базу необходимой информации о клиенте и услуге, медсестре требовалось лишь сверить данные акта с теми, что отображаются в системе).
- Разработать связку, чтобы данные результатов исследований отправлялись обратно в «Клиентикс CRM».
- Создать возможность отправлять результаты анализов клиентам по готовности каждого (если сдается сразу несколько анализов) через e-mail.
Исключили возможность ошибки персонала
и сократили время на предоставление услуги
После интеграции клиники «Неомакс» с сетью «СИТИЛАБ» через «Клиентикс CRM» мы поинтересовались у старшей медсестры Натальи Андреевны Кондратьевой — как изменился их рабочий процесс после создания связки в программе. Наталья поделилась своими впечатлениями:
«Нам очень нравится сотрудничать с сетью “СИТИЛАБ”. У них достаточно большой список преимуществ и нам было очень важно автоматизировать процессы по работе с анализами и повысить тем самым качество сервиса. После интеграции все стало намного проще».
Как мы говорили ранее, для клиники важно было исключить возможность ошибок медсестер и сократить время на предоставление услуги. Теперь администратор вводит данные пациента, который затем на ресепшен их сверяет. А в процедурном кабинете, при открытии медсестрой интеграционного окна, данные загружаются автоматически, и ошибки с ее стороны уже исключены. Информация при настройках интеграции измениться не может, все необходимые сведения пациента (СНИЛС, номер телефона и др.) записаны и отправляются в таком виде в лабораторию в автоматическом режиме.
Медсестры все же перепроверяют данные?
«Иногда по привычке такое бывает. Думаю, со временем они поймут, что этого делать не нужно, так как система работает безошибочно».
Показатели, которые хочет получить пациент, в клинике на всякий случай иногда проверяют. Когда заказан, например, определенный профиль, включающий в себя до 15 показателей лабораторных исследований. Бывает, что один из пунктов анализа медсестра вносит отдельной строкой. Чтобы предотвратить повторение, данные перепроверяются. Подобные описки случаются крайне редко, к тому же программа сама все это отслеживает и выдает ошибку в случае неправильных действий.
Окно интеграционного шлюза, данные из которого передаются в Ситилаб
Одной из задач интеграции было обеспечение возможности отправки результатов из лаборатории обратно в «Клиентикс CRM». Как это отразилось на скорости рабочего процесса?
«Этот процесс очень изменился, стал еще более удобным. Ранее к нам мог прийти пациент и сдать анализы, например, на ХГЧ и гормоны. Срок готовности первого — 1 день, второго — 10. СМС из лаборатории «СИТИЛАБ» приходило по готовности последнего анализа. А теперь пациент получает сообщения сразу, как только готов каждый результат».
Интеграция увеличила скорость работы сотрудников, а значит, повысилось качество сервиса
Насколько новый порядок взаимодействия облегчил нагрузку на ваших работников?
«Интеграция значительноувеличила скорость работы персонала, соответственно, повысилось и качество обслуживания. Время нахождения пациента в процедурном кабинете заметно уменьшилось. Пациент зашел на процедуру, мы сразу видим его фамилию, тут же смотрим данные, распечатываем штрихкоды, маркируем пробирки и оперативно все отправляем в «Ситилаб». Раньше человеку приходилось ждать, пока мы внесем все сведения вручную, а представьте, что анализов несколько».
Если раньше весь процесс забора анализов занимал много времени, то сейчас в клинике все делается оперативно. К тому же администраторам не нужно заходить в отдельную программу, чтобы найти определенный анализ пациента. Все прежние результаты теперь можно видеть в карточке пациента.
А сколько времени ранее уходило на забор анализов и оформление пациента?
«Раньше пациент мог просидеть в кабинете 5–7 минут, то сейчас это время сократилось до 3 минут, а то и меньше. Хотя все зависит от сложности вен, которые бывают тонкие, хрупкие.
В среднем в клинике сейчас 70 человек могут принять до 11 утра, а ранее, до автоматизации работы с лабораторией, это длилось до 12–13 часов».
Введение кода услуги и виджет лаборатории в карточке клиента в интерфейсе Клиентикс CRM
Какие еще преимущества интеграции вы бы отметили?
«Очень удобно, что после того как администратор внес необходимую информацию, все остальные данные загружаются согласно требованиям вида анализов (у каждого они свои). Например, к мазкам на коронавирус нужны определенные документы — это паспорт, или загранпаспорт, или СНИЛС. В программе открываются те поля, которые необходимы для внесения данных анализа».
Наталья, вы же контролируете весь процесс по работе с анализами в системе. Поделитесь вашим заключительным мнением о такой интеграции?
«Мне нравятся изменения, которые у нас произошли. Автоматизация процессов с помощью вашей CRM-системы внесла положительные коррективы в лечебные процессы, и это позволило нам ускорить и облегчить работу персонала с пациентами. Если у нас возникают какие-то вопросы, с вашей стороны они решаются в кратчайшие сроки. Такой подход очень ценен для нас».
Результаты изменений после интеграции:
- Снижение нагрузки на персонал. Нагрузка на регистратора, врача и процедурную медицинскую сестру значительно уменьшалась. Все анализы, которые когда-либо сдавал пациент, теперь можно найти в его карточке, что также увеличивает скорость обслуживания и качество сервиса.
- Улучшение качества сервиса. Для пациента сократилось время ожидания и прохождения процедуры. Результаты анализов пациента, которые сданы единовременно, независимо от их количества, приходят по готовности каждого, без ожидания последнего результата, как было раньше.
- Исключение ошибок. Если администратор или медсестра по ошибке занесут дважды один и тот же показатель, система сразу выдаст ошибку.
- Ускорение рабочих процессов. На этапе регистратуры теперь тратится в 3 раза меньше времени; при создании заказа — в 2 раза меньше времени; при получении заказа — в 2 раза меньше времени.
Интеграция с лабораторией напрямую через «Клиентикс CRM» помогает вам быть всегда на шаг впереди конкурентов, предоставляя оперативно результаты исследований, в которых исключены ошибки всех участников процесса лечения.
Снижая нагрузку с сотрудников и повышая качество обслуживания, клиника на всех этапах работы получает значительный рост производительности и положительную обратную связь от довольных клиентов.
Благодарим компанию «Неомакс» за участие в создании интеграции, которая расширила нашу базу лабораторных модулей. Мы надеемся, что действительно помогли сэкономить время для эффективной работы персонала и улучшить качество сервиса.
Как работает модуль интеграции с лабораторией «СИТИЛАБ» в «Клиентикс CRM», мы подробно описали в этой статье.
Если вас интересует возможность интеграции с лабораторией «СИТИЛАБ» или другими лабораторными службами, и вы хотели бы узнать все подробности, касающиеся подключения, позвоните нам по номеру: 8 (800) 707-08-47 или свяжитесь с вашим менеджером.
